Kartuzy. E-Urząd do wymiany

System elektronicznego nadzorowania pracy wprowadzony w kartuskim magistracie w 2008 roku nadaje się do wymiany. Będący jego elementem elektroniczny system zewnętrznej obsługi klienta natomiast od kilku miesięcy nie działa już wcale. Całość kosztowała urząd tymczasem blisko 50.000 złotych.

Przypomnijmy, że system e-urząd rozpoczął funkcjonować w kartuskim Urzędzie Gminy w lutym 2008 roku. Odbywający się w jego ramach codzienny obieg dokumentów obejmuje wszystkie wydziały i wszystkie sprawy, którymi zajmują się urzędnicy. Każdego roku przetwarza on ponad 20.000 różnych spraw.

System ten miał być jednak nie tylko narzędziem pracy dla osób zatrudnionych w magistracie, ale także umożliwiać elektroniczny system obsługi petentów. Innymi słowy, miało być szybciej, przyjemniej i wielu przypadkach nawet bez konieczności wychodzenia w domu. Przeciętny Kowalski, zameldowany w gminie Kartuzy, mógł więc złożyć stosowny wniosek ze swojego domowego PC, a potem śledzić postępy w załatwianiu swojej sprawy.

Najpierw okazało się, że panel ten pełen jest luk, które umożliwiają praktycznie każdemu internaucie dostęp do danych osobowych użytkowników zarejestrowanych w systemie. Po naszej publikacji na ten temat błędy w oprogramowaniu naprawiono. Kilka miesięcy temu natomiast firma CEBIP, która obsługiwała cały system dla kartuskiego magistratu przestała istnieć i wyłączyła serwery, na których panel działał. Tym samym, aby cokolwiek załatwić, znów trzeba się pofatygować do urzędu.

Ograniczenie funkcjonalności systemu nie było jednak dla lokalnych urzędników zbyt bolesne, gdyż jak informuje Michał Szyler, naczelnik wydziału organizacyjnego w tutejszym magistracie, przez ostatnie trzy lata skorzystało z niego zaledwie ...5 osób! Jego zdaniem przyczyn tego stanu rzeczy upatrywać należy tymczasem nie na przykład w braku promocji systemu lecz "jego deprecjacji przez portal Kartuzy.info" (sic!).

- Panel zewnętrzny nie działa od około trzech miesięcy. Wcześniej także mieliśmy do czynienia z kilkudniowymi przerwami pracy serwerów. Niestety nie mamy na to wpływu, ponieważ serwery które go obsługiwały zostały wyłączone - wyjaśnia Michał Szyler, dodając że ponieważ rozwiązanie to nie spotkało się z większym zainteresowaniem klientów urzędu, nie ma planów jego odtworzenia, wymiany czy też ponownego uruchomienia na innych serwerach.

Urząd nosi się jednak z zamiarem zmodernizowania oprogramowania wykorzystywanego w systemie monitoringu pracy przez urzędników.

- Oprogramowanie obsługujące system ma już 5 lat, a w tym czasie zaszły istotne zmiany ram prawnych dla działania takiego oprogramowania, m.in. zmiana instrukcji kancelaryjnej. Mając na uwadze powyższe, Urząd Miejski planuje zastąpienie aktualnie funkcjonującego oprogramowania nową aplikacją spełniającą wymogi Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zgodnego z wymogami rozporządzenia Prezesa RM wprowadzającego nową instrukcję kancelaryjną od 2011 roku - ootwierdza naczelnik wydziału organizacyjnego.

Samorząd nie jest jednak w stanie określić ani terminu wprowadzenia zmian, ani kosztów, jakie z tego tytułu ponieść będzie musiał urząd. Faktem jest jednak, że w budżecie gminy Kartuzy na ten rok znalazła się kwota w wysokości 100.000 złotych, zarezerwowana m.in. na "zakup oprogramowania i urządzeń na potrzeby e-urzędu".

Wygląda więc na to, że za e-urząd, i to w okrojonej formie, zapłacić będzie trzeba jeszcze raz.

Bartek Gruba