Firma budowlana na ryczałcie czy KPiR? Księgowa radzi

5,5% ryczałtu i 19% podatku liniowego trudno porównywać wyłącznie na podstawie samych stawek. W pierwszym przypadku podatek jest liczony od przychodu, w drugim od dochodu pomniejszonego o koszty podatkowe. W firmie budowlanej, gdzie znaczną część wpływów mogą pochłaniać materiały, paliwo, sprzęt i podwykonawcy, ta różnica ma szczególne znaczenie. Jak ocenić, która forma rozliczenia lepiej odpowiada strukturze kosztów firmy? Wyjaśnia Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości w biurze rachunkowym iKsięgowa.

Określenie „ryczałt czy KPiR” jest często stosowane jako skrót myślowy przy wyborze sposobu rozliczania firmy, ale zestawia ze sobą pojęcia z różnych poziomów. Ryczałt jest formą opodatkowania, natomiast KPiR służy do ewidencjonowania przychodów i kosztów przy rozliczeniu według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. Na ryczałcie podstawą podatku jest przychód, a przedsiębiorca prowadzi ewidencję przychodów. KPiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów, służy z kolei do ustalania przychodów, kosztów i dochodu. Firma prowadząca KPiR może rozliczać dochód według skali podatkowej albo podatkiem liniowym.

W 2026 roku skala podatkowa wynosi 12% do 120 tys. zł podstawy opodatkowania i 32% od nadwyżki ponad tę kwotę. Kwota zmniejszająca podatek wynosi 3600 zł. Przy podatku liniowym obowiązuje stawka 19% dochodu niezależnie od jego wysokości.

„Przy wyborze formy opodatkowania trzeba najpierw sprawdzić, od jakiej kwoty będzie liczony podatek. Przy ryczałcie od robót budowlanych stawka wynosi co do zasady 5,5% przychodu, więc poniesione koszty nie obniżają podstawy opodatkowania. Przy skali podatkowej i podatku liniowym podatek jest liczony od dochodu, czyli po uwzględnieniu kosztów podatkowych. Dlatego warto przeanalizować dane z całego roku, w tym wydatki na materiały, sprzęt, paliwo i podwykonawców. Firma budowlana z przychodem 600 tys. zł może osiągać wysoką marżę albo znaczną część tej kwoty przeznaczać na realizację zleceń. W obu przypadkach porównanie form opodatkowania da inny wynik” – wyjaśnia Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości z biura rachunkowego iKsięgowa.

Stawka 5,5% obejmuje przychody z robót budowlanych. Przed zastosowaniem jej do całej sprzedaży trzeba ustalić, jakie usługi firma rzeczywiście świadczy i jak są klasyfikowane według PKWiU. Ministerstwo Finansów wskazuje wprost, że właściwa stawka ryczałtu przy działalności usługowej jest co do zasady ustalana na podstawie klasyfikacji danej usługi.

„W firmie budowlanej nie zakładałabym z góry, że cały przychód można rozliczać stawką 5,5%. Najpierw trzeba sprawdzić, jakie usługi przedsiębiorca rzeczywiście wykonuje i jak są one sklasyfikowane w PKWiU. Dlatego przy ustalaniu stawki księgowa powinna znać zakres usług z umów i faktur, a nie opierać się wyłącznie na branży czy kodach działalności. Jeśli firma poza robotami budowlanymi świadczy na przykład usługi architektoniczne lub inżynierskie, przychód z nich podlega stawce 14%. Przy kilku rodzajach usług trzeba więc prawidłowo rozdzielić przychody i przypisać im odpowiednie stawki ryczałtu” – wyjaśnia Iwona Sikorska.

W 2026 roku z ryczałtu mogą korzystać przedsiębiorcy kontynuujący działalność, których przychody za 2025 rok nie przekroczyły 8 517 200 zł. Dla zdecydowanej większości niewielkich firm wykonawczych sam limit nie będzie więc przeszkodą.

Jeżeli wykonawca wystawia klientowi fakturę na 50 tys. zł, a 25 tys. zł przeznaczył na materiały do realizacji zlecenia, przy ryczałcie podatek nadal liczy od 50 tys. zł przychodu. Wydatek na materiały nie obniża podstawy opodatkowania.

Przy KPiR wydatki spełniające warunki kosztu uzyskania przychodu wpływają na wysokość dochodu. W firmie budowlanej do kalkulacji warto zebrać przede wszystkim koszty materiałów, wynagrodzeń i podwykonawców, paliwa oraz samochodów wykorzystywanych w działalności, narzędzi, maszyn, ich wynajmu lub leasingu, a także magazynu, biura i usług potrzebnych do prowadzenia firmy.

Nie każda kwota, która wychodzi z firmowego rachunku, automatycznie staje się jednak kosztem podatkowym. Znaczenie mają cel wydatku, jego prawidłowe udokumentowanie, przepisy ograniczające możliwość zaliczenia niektórych wydatków do kosztów oraz sposób rozliczenia droższego wyposażenia i środków trwałych.

„Przy porównywaniu form opodatkowania patrzę przede wszystkim na koszty, które rzeczywiście mogą obniżyć dochód podatkowy. W firmie budowlanej duże znaczenie mają wydatki na materiały, paliwo, podwykonawców, leasing czy wynagrodzenia, ale trzeba też uwzględnić sposób rozliczenia droższego sprzętu i samochodów. Sama suma firmowych wydatków nie wystarczy. Dopiero po ustaleniu, jaka część z nich i w jakim momencie trafi do kosztów podatkowych, można rzetelnie porównać ryczałt ze skalą lub podatkiem liniowym” – tłumaczy Iwona Sikorska.

Przy porównaniu ryczałtu z podatkiem liniowym warto sprawdzić, jaka część przychodu zostaje w firmie po odjęciu kosztów. Przy stawce ryczałtu 5,5% i podatku liniowym 19% punkt zrównania wypada przy dochodzie stanowiącym około 29% przychodu, jeśli na potrzeby prostego porównania pominiemy składkę zdrowotną, składki społeczne i odliczenia.

Przy 100 tys. zł przychodu ryczałt wyniesie 5500 zł. Taka sama kwota podatku liniowego pojawi się przy dochodzie na poziomie około 28,9 tys. zł. Jeżeli firma osiąga niższy dochód przy takim samym przychodzie, znaczenie kosztów rośnie i warto dokładnie przeliczyć opodatkowanie dochodu.

To tylko uproszczone porównanie. W rzeczywistej kalkulacji trzeba uwzględnić pełną strukturę kosztów firmy, składki oraz dostępne odliczenia. Im większą część przychodu pochłaniają koszty, tym mocniej wpływają one na wynik porównania ryczałtu z opodatkowaniem dochodu.

Przy skali podatkowej obowiązuje stawka 12% do 120 tys. zł podstawy, dochodzi do tego kwota zmniejszająca podatek, a dochód powyżej progu jest opodatkowany stawką 32%. Znaczenie mogą mieć również inne dochody przedsiębiorcy oraz możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Przy porównywaniu form opodatkowania trzeba uwzględnić także składkę zdrowotną, ponieważ jej wysokość i sposób naliczania zależą od wybranej formy. Na ryczałcie jej miesięczna wysokość w 2026 roku zależy od rocznego przychodu. Wynosi 498,35 zł przy przychodzie do 60 tys. zł, 830,58 zł po przekroczeniu 60 tys. zł do 300 tys. zł oraz 1495,04 zł po przekroczeniu 300 tys. zł. Jeżeli roczny przychód przekroczy odpowiedni próg, wyższa składka jest uwzględniana za wszystkie miesiące prowadzenia działalności w rocznym rozliczeniu.

Przy skali podatkowej i podatku liniowym składka zdrowotna jest związana z dochodem. Stawka wynosi odpowiednio 9% przy skali oraz 4,9% przy podatku liniowym, z ustawową minimalną podstawą. Różnią się także zasady podatkowego rozliczania zapłaconych składek: przedsiębiorca na ryczałcie może odjąć od przychodu 50% zapłaconych składek zdrowotnych, a przy podatku liniowym w 2026 roku można zaliczyć je do kosztów lub odliczyć od dochodu do łącznego limitu 14 100 zł.

„Przy ryczałcie wysokość składki zdrowotnej zależy od rocznego przychodu, dlatego trzeba patrzeć na cały rok, a nie tylko na bieżący miesiąc. Przekroczenie progu 300 tys. zł oznacza wejście w najwyższy przedział składki i wpływa na roczne rozliczenie. W firmie budowlanej z wysokim obrotem i dużymi kosztami materiałów czy podwykonawców może się więc okazać, że niska stawka ryczałtu nie przekłada się na równie niskie łączne obciążenia” – radzi Iwona Sikorska.

Opodatkowanie dochodu zasługuje na szczegółowe przeliczenie przede wszystkim przy działalności, w której duża część przychodów finansuje wykonanie zlecenia. Dotyczy to firm kupujących na własny rachunek dużo materiałów, korzystających z podwykonawców, zatrudniających pracowników albo inwestujących w samochody, maszyny i specjalistyczny sprzęt.

Znaczenie ma również plan na kolejny rok. Firma może dziś korzystać głównie z własnej pracy właściciela i kilku podstawowych narzędzi, a za kilka miesięcy zatrudnić ekipę, wziąć koparkę w leasing albo zacząć realizować kontrakty, przy których sama zaopatruje budowę w materiał. Kalkulacja oparta wyłącznie na danych z jednego spokojnego miesiąca może wtedy szybko stracić aktualność.