Ruszył system elektronicznego monitorowania pracy kartuskiego urzędu

Kilka dni temu kartuski urząd gminy uruchomił w internecie System Elektronicznego Monitorowania Pracy. Ma on służyć zarówno pracownikom urzędu jak i petentom. Dzięki niemu można między innymi monitorować proces realizacji powierzonego pracownikom urzędu zadania, np. wydania zgody na wycinkę drzewa.

Jak twierdzi Michał Szyler, naczelnik wydziału organizacyjnego Urzędu Gminy w Kartuzach, System Elektronicznego Monitorowania Pracy (SEMP) odzwierciedla całą strukturę urzędu i przede wszystkim ma za zadanie ułatwić życie petentom oraz pracę urzędnikom.

- Każde podanie, które wpływa do urzędu, zostaje zarejestrowane w tym systemie i posiada swój numer dziennika korespondencyjnego, który klient może od razu otrzymać - oznajmił. - Zostaje odnotowana data wpłynięcia pisma i wciągu kolejnych 30 dni zadanie musi zostać zrealizowane przez pracownika, któremu zostaje ono zlecone.

W znajdującej się na stronie zakładce Stan załatwiania spraw każdy może na bieżąco sprawdzić, co stało się z jego wnioskiem i jaki jest aktualny stan pracy. Wystarczy tylko znać numer dziennika korespondencyjnego wniosku, który złożyliśmy. Ponadto podane jest tam imię i nazwisko pracownika, który jest odpowiedzialny za wykonanie zlecenia.

- Miesięcznie wpływa do urzędu około 2500 wniosków - stwierdził Michał Szyler. - Dzięki temu systemowi każdy pracownik może kontrolować przepływ dokumentów wewnątrz urzędu gminy. Ponadto pani burmistrz ma wgląd na to, czy jakieś sprawy nie są przeterminowane. W takim wypadku może ponaglić kierownika odpowiedniego wydziału, aby zrealizował zlecone zadanie, a także wyciągnąć odpowiednie wnioski.

Przeglądanie realizowanych spraw nie wymaga zarejestrowania się na stronie. Te osoby, które jednak zdecydują się zalogować na stronie SEMP, będą mogły dodatkowo korzystać z e-poczty, umieszczać drobne ogłoszenia (np. o pracę lub dotyczące sprzedaży) czy korzystać z formularzy.

- Będzie możliwość przesyłania wniosków w formie elektronicznej, ale tylko wtedy, gdy podczas rejestracji zostaną podane pełne dane osobowe - powiedział Michał Szyler. - Posiadamy w systemie bazę danych osobowych i bardzo łatwo możemy sprawdzić, czy są one prawdziwe. Jeżeli ktoś już złoży taki formularz, to jeszcze należy potwierdzić to telefonicznie.

Teraz trwają prace nad kolejnym etapem rozbudowania tej strony. Od maja ma zostać wprowadzony elektroniczny podpis. Aby jednak było możliwe korzystanie z niego, niezbędne będzie posiadanie karty kryptograficznej.

- Niestety minusem będzie jej roczne utrzymanie, które wyniesie około 300 złotych - stwierdził Michał Szyler. - Ponadto dążymy do tego, aby dokumenty, które zostaną u nas złożone, w ogóle nie wędrowały od biurka do biurka. Chodzi o to, aby urzędnicy pracowali na nich jedynie w formie elektronicznej.

Jak zapewnił naczelnik wydziału organizacyjnego, strona SEMP znajduje się na serwerze firmy, która stworzyła to oprogramowanie i zgodnie z zawartą umową to ona jest odpowiedzialna za gwarancję ochrony przed wszelkimi atakami hakerów.

pio